Mon rapport de stage

Introduction :

Dans le cadre de mon parcours intitulé « Lettres-Métiers du livre » de troisième année de licence, j’ai pu réaliser un stage de 35 heures au sein du service d’archives municipales de la ville d’Apt.

À l’occasion de ce stage, aux côtés du responsable du service des archives municipales d’Apt, Mr. Jean-Paul Jouval, j’ai découvert le métier d’archiviste et quelles missions lui étaient afférentes. Cette expérience m’a permis de comprendre l’importance d’une telle structure pour nos sociétés ; nos archives garantissent la continuité de la mémoire entre les générations et constituent l’une des facettes du phénomène de bureaucratisation, lequel est au fondement de notre État moderne. Parallèlement, la découverte de ce métier a été l’occasion de préciser encore davantage mon projet professionnel et d’affiner mes ambitions.

À travers ce portfolio, je tenterai d’analyser le métier d’archiviste municipal à la lumière des 3 axes suivants :

Axe 1 : Les usages et pratiques des publics ;
Axe 2 : L’offre documentaire et sa valorisation ;
Axe 3 : Les professionnels : formation, évolution et tâches.

Axe 1 : Les usages et pratiques des publics

Le service d’archives municipales de la ville d’Apt est une petite structure, à l’effectif très réduit. Ce service salarie seulement deux agents de la fonction publique, un cadre et un agent d’exécution, chargés de répondre à la demande d’une ville de 12 000 âmes, Apt. Bien que la ville d’Apt dispose d’un assez important établissement de niveau secondaire, ce n’est pas une ville étudiante. Dès lors, — à l’exception des activités pédagogiques à destination des scolaires qui sont ponctuellement organisées — les archives se destinent davantage à un public d’adultes aguerris. Malheureusement, en l’absence d’études statiques menées par la structure aptésienne, il est impossible de communiquer des chiffres exacts.

Néanmoins, on relève 4 types publics, particulièrement enclins à solliciter les services des archives municipales :

Les généalogistes successoraux, professionnels ou amateurs, désireux de mener une recherche généalogique ;
Les chercheurs professionnels ou amateurs :
Les architectes et géomètres afin de consulter, principalement, les données cadastrales ;
Les personnes ayant des demandes relatives à de l’administratif public.

Ainsi, avec le fonds documentaire dont il dispose, un service d’archives vise à répondre aux diverses requêtes émises par les publics. Cependant, ceux-ci [les publics] ne sont pas uniquement clients ou spectateurs, ils peuvent aussi être, par moments, des acteurs à part entière. En effet, les fonds privés constituent un important canal de transmission documentaire. D’ailleurs, l’implication des publics dans la production d’archives est un bon aperçu du rôle proprement fondamental que joue un service d’archives municipales dans la transmission de la mémoire.

Comme cela a été brièvement évoqué plus tôt, le service d’archives municipales de la ville d’Apt organise ponctuellement, en partenariat avec d’autres acteurs (publics et privés), des activités communes de médiation. Auprès des scolaires, par exemple, cela prend la forme d’ateliers pédagogiques sur des sujets divers, tels que la 1ère Guerre mondiale auprès des élèves de primaire, ou bien sur la Seconde Guerre mondiale auprès des collégiens et lycéens. Concrètement, au regard de la richesse thématique et quantitative du fonds documentaire, les possibilités de médiation sont infinies ; plus encore avec l’avènement récent du numérique.

Au sein du service d’archives municipales d’Apt, les effets du numérique sur les pratiques ont été relativement modérés dans la mesure où le service — de taille très réduite — n’héberge pas son propre site. C’est uniquement un travail de numérisation qui a été enclenché, afin de rendre disponibles les ressources via les sites départementaux et nationaux.

Ainsi, le dynamisme dont fait preuve le service d’archives municipales d’Apt en matière d’organisation d’activités de médiation « hors les murs » et les évolutions des pratiques subséquentes à la numérisation des archives sont une piste d’explication au faible taux de fréquentation « dans les murs » qu’a recensé le service au cours de la semaine du 24 février 2025.

Axe 2 : L’offre documentaire et sa valorisation

En superficie, les archives municipales d’Apt représentent 300m2 pour environ 500 mètres linéaires. Y sont réunis, tous les documents qui concernent la ville, de 1230 à nos jours, soit 8 siècles d’histoire. Les documents sont classés selon un système de classification chronologique, en trois grands ensembles (avant la Révolution Française ; jusqu’à l’année 1950 ; après 1950) au sein desquels d’autres on retrouve d’autres critères de classification (thématiques, chronologiques,…).

Le Code du patrimoine de 2004 – article L21-1 donne une définition légale des archives : tout document, quel que soit son support, sa forme, sa date et son lieu de conservation est un document d’archive dès lors qu’il est produit ou reçu par une personne physique ou morale, par un organisme public ou privé dans le cadre de son activité. Cette définition lato sensu des archives dénote avec la définition qui prédomine au sein de l’imaginaire collectif et donne à imaginer l’éclectisme des documents qui tombent sous la responsabilité de l’archiviste.

Voici une liste, non exhaustive, des différents types de documents conservés aux archives municipales d’Apt :

Délibérations du Conseil municipal ;
Arrêtés municipaux
Ouvrages de fiction et de non fiction ;
Cadastres ;
Cartes ;
Photographies ;
Journaux et magazines ;

Dès lors, un ensemble de règles et prescriptions ont été édictées par les archives de France afin de réglementer la conservation et la communication des documents d’archives (cf. Circulaire de 2014 qui établit une nomenclature nationale). Dans une perspective analogue, conventionnellement, trois âges ont été admis pour les archives, c’est qu’on appelle la « Théorie des trois âges » :

L’âge courant : le document est d’actualité. Il est en cours d’instruction et est, par conséquent, utile au quotidien. Sa conservation est de la responsabilité du service.
L’âge intermédiaire : le dossier est clos mais il conserve une valeur informative et juridique. Sa conservation relève de la responsabilité du service des archives.
L’âge définitif : le document est maintenant dépourvu de toute valeur juridique. Dès lors, il peut être supprimé ou conservé pour une quelconque raison. Sa conservation relève du service des archives.

Quant à l’aspect budgétaire, le service des archives municipales d’Apt dispose d’un budget forfaitaire de 6000 euros annuel, dont la moitié est allouée au fonctionnement interne du service, tandis que l’autre moitié est consacrée à l’investissement (activités de médiation, projets de recherche, restauration de documents en mauvais état,…). Ce manque de moyens se reflète notamment, à Apt, à travers un nombre important de documents abîmés, en instance d’être envoyés en restauration.

Axe 3 : Les professionnels

Comme cela a été évoqué précédemment, l’une des particularités d’une petite structure, tel le service des archives municipales d’Apt, est le manque fréquent de budget, par ricochet, de moyens humains. Cela implique une masse de travail plus importante et des responsabilités plus importantes pour chaque agent. Un service d’archives municipales reçoit continuellement de nouveaux documents (ex. Délibérations du Conseil municipal, arrêtés municipaux,…), ce qui signifie qu’il est impératif que ceux-ci soient classés et mis en phase du système de cotation en vigueur. Dans ce cadre, il est intéressant de rappeler que le service d’archives d’Apt ne compte qu’un effectif réduit de 2 agents.

Selon Mr. Jouval, ce manque de moyens humains est imputable au manque de budget consacré au service des archives, lui-même imputable au manque de volonté du fait de l’inconséquence des élus municipaux à l’égard de l’importance d’un service d’archives dans une société humaine et politique. Par conséquent, il est d’utilité publique de sensibiliser les collectivités et les publics (au travers de l’organisation d’activités de médiation, par exemple) sur l’importance sociétale que revêt un service d’archives.

Ce manque de moyens financiers et humains se reflète aussi sur la similarité des tâches entre des services de tailles variables. À budget différent, il incombe à un petit service d’archives d’effectuer des tâches analogues à un service de taille plus importante. Cela signifie, en creux — au-delà du volume de travail proportionnel à la taille de la structure — que dans une petite structure, un même agent doit être présent sur tous les fronts (collecte, archivage, pédagogie), quand, à l’inverse, au sein d’une petite structure, la répartition des tâches sera nettement meilleure. Dans cette perspective, le service d’archives municipales d’Apt se situe plutôt dans le second cas.

En ce qui concerne la formation à suivre pour devenir archiviste, il existe l’Ecole nationale des Chartes (1821) qui forme les archivistes de haut rang. Mais dans le cas d’une petite structure, comme à Apt, les critères de recrutement sont assez lâches. À titre d’exemple, Mr. Jouval dispose d’une maîtrise en histoire, et a largement bénéficié de la vacance du poste de responsable du service des archives municipales d’Apt. Les évolutions internes s’effectuent au travers du système d’échelons et des catégories de niveaux de la fonction publique (agent A, B ou C).

Conclusion :

Ainsi, ce stage m’a permis de découvrir le métier d’archiviste municipal. J’ai pu comprendre le fonctionnement interne d’un service et les différentes missions qui lui sont demandées.

Sans avoir découvert toutes les facettes du métier du fait même de la taille, réduite, de la structure et d’un agenda fortuit, j’ai tout de même pu concevoir une représentation plus juste du métier d’archiviste et de la place centrale qu’occupe un service d’archives au sein d’une société. Les précieuses indications de mon tuteur m’ont permis d’apprécier l’essence de la discipline, en dépit du fait de la simplicité des tâches qui m’ont été demandées d’effectuer. Assurément, cette expérience m’aura permis d’affiner mon projet professionnel.